Fournisseurs existants

Si votre entreprise a déjà un contrat avec Metro, les informations de cette page vous aideront à gérer votre relation avec Metro, à soumettre des factures et à être payé.

Préparation et soumission des factures à paiement

Vous pouvez soumettre vos factures de trois manières :

• Envoyez votre facture et vos documents justificatifs au format PDF à apinvoice@wmata.com. (Vous pouvez inclure plus d’une pièce jointe PDF dans votre e-mail.)
• Envoyez votre facture et vos documents justificatifs par fax au 1-866-534-9063.
• Envoyez votre facture et les documents justificatifs à :
  WMATA - Comptes fournisseurs
  Boîte postale 1910
  Beltsville, MD 20704-1910
  Veuillez ne pas envoyer d’autre correspondance à cette adresse.

Que faire pour inclure sur votre facture

Votre facture doit contenir toutes les informations ci-dessous. Si quelque chose manque, votre paiement pourrait être retardé ou votre facture pourrait vous être renvoyée. 

• Nom de l’entreprise, clairement inscrit dans le corps de votre facture (pas seulement sur votre logo). Cela doit correspondre exactement au nom de l’entreprise sur votre Metro contrat ou commande d’achat.
• Un numéro de facture unique pour chaque expédition ou service. Votre facture ne peut pas contenir des chiffres et des lettres, mais pas de ponctuation ni de caractères spéciaux, et vous ne devriez pas réutiliser les numéros de facture des 24 derniers mois.
• Date de facturation
• Conditions de paiement
• Montant de la facture (le paiement total que vous demandez)
• L’adresse de paiement et les autres informations pour envoyer ou effectuer le paiement, écrites clairement dans le corps de la facture
• Conditions de fret, y compris l’adresse « expédier vers »
• Numéro de commande d’achat
• Informations de contact, y compris nom et adresse e-mail

Votre facture doit clairement énumérer et lister les coûts pour les produits, matériaux, fournitures, pièces, équipements et l’installation ou services de main-d’œuvre. Les descriptions techniques, les numéros de modèle et les numéros de pièce seuls ne suffisent pas. Incluez toutes les informations ci-dessous pour chaque ligne :

• Description
• Quantité
• Coût unitaire de l’article
• Coût prolongé

Incluez également les frais totaux de fret et de manutention si cela a été approuvé précédemment sur votre commande d’achat.

Si votre bon de commande ou contrat nécessite des documents justificatifs, ou s’il y a des documents que Metro raisonnablement attendrez à examiner avant paiement, incluez-les avec votre facture ; Ne l’envoie pas séparément. Si le service des achats de Metroou votre contact à Metro a spécifié un format particulier pour votre documentation, assurez-vous de l’utiliser.

Suivi de vos factures en cours

Une fois votre facture en cours, vous pouvez suivre sa progression dans le portail fournisseur. Vous recevrez également des notifications par e-mail, notamment :

1. Lorsque votre facture a été reçue
2. Lorsque votre facture est traitée (examinée)
3. Lorsque votre facture a été approuvée pour le paiement
4. Si votre facture est rejetée

Si vous recevez un e-mail de refus, il vous expliquera pourquoi et comment résoudre le problème.

Questions sur les factures

Si vous avez reçu un e-mail concernant votre facture avec vos coordonnées, envoyez-le ou appelez cette personne en premier.

Si vous avez d’autres questions sur la manière de soumettre les factures, envoyez-wmata_invproc@databankimx.com un e-mail.

Si vous avez des questions concernant une facture déjà soumise, vous pouvez APinquiries@wmata.com envoyer un e-mail.

Mise à jour des informations de votre entreprise

Si vous avez subi des modifications au nom de votre entreprise, à la propriété, à la structure ou à l’enregistrement de votre entreprise, vous devez remplir et retourner l’accord de novation approprié au Bureau des relations avec les fournisseurs de Metro. Veuillez le faire rapidement ; Si vous ne le faites pas, vous violerez votre contrat et vos paiements pourraient être retardés ou suspendus.

• Accord de Novation (générateur de revenus)
• Accord de Novation (Non générant des revenus)

Si l’adresse ou le numéro de téléphone de votre entreprise a changé (par exemple, si vous avez déménagé), mais rien d’autre, vous pouvez mettre à jour les informations dans le portail fournisseur.