Awtomatikong Pag-invoice ng Vendor
Email: Maaaring isumite ang mga invoice sa pamamagitan ng email: apinvoice@wmata.com. Mangyaring magsumite ng isang invoice at suportang dokumentasyon sa bawat PDF attachment. Maaari kang magsumite ng higit sa isang PDF attachment bawat email.
Fax: Mga invoice na isinumite sa pamamagitan ng Fax number 1-866-534-9063. Mangyaring magsumite ng isang invoice at anumang/lahat ng suportang dokumentasyon para sa invoice na ito sa bawat fax.
Regular na Mail: Ito ay isang bagong PO Box address para sa WMATA na para lamang sa layunin ng mga invoice ng vendor. Mangyaring huwag magpadala ng mga liham sa address na ito, at mangyaring i-update ang iyong mga talaan nang naaayon.
WMATA - Mga Account na Dapat Bayaran
P.O. Box 1910
Beltsville, MD 20704-1910
Mga kinakailangan sa invoice
Ang bawat invoice ay dapat maglaman ng sumusunod na impormasyon. Ang hindi pagsunod ay maaaring magresulta sa pagkaantala sa pagproseso o pagbabalik ng invoice.
- Pangalan ng Vendor malinaw na nakasulat at nakikita; Hindi lamang ito dapat maging bahagi ng isang logo.
- Isang natatanging numero ng invoice para sa bawat kargamento o serbisyo. Huwag isama ang bantas o mga espesyal na character o muling gamitin ang anumang numero ng invoice sa loob ng 24 na buwan.
- Petsa ng Invoice
- Mga Tuntunin sa Pagbabayad
- Kabuuang halaga ng invoice
- Ipadala sa: Ang address / impormasyon ay dapat na malinaw na nakasulat at nakikita sa bawat invoice.
- Numero ng Order ng Pagbili: Ang order ng pagbili ay dapat isama sa bawat invoice na isinumite. Ang nasa ibaba ay dapat na naaayon sa WMATA iginawad na PO.
- Mga Tuntunin sa Kargamento - Address ng "Ship To"
- Paglalarawan sa bawat item na na-invoice. Ang bawat invoice ay dapat mag-detalye ng mga produkto, materyales, suplay, bahagi, kagamitan, paggawa (ayun ay, pag-install o serbisyo) at ilista ang kaugnay na gastos sa bawat item. Ang mga teknikal na paglalarawan at / o mga numero ng modelo o bahagi (nag-iisa) ay hindi sapat na paglalarawan.
- Dami ayon sa item ng linya
- Gastos sa Item ng Yunit
- Pinalawig na Gastos ayon sa item
- Kabuuang gastos sa kargamento/paghawak lamang kapag nauna nang naaprubahan sa WMATA iginawad na PO
- Makipag-ugnay: Pangalan at Email Address ay dapat na nasa bawat invoice na isinumite kung hindi man ay tatanggihan
Ang lahat ng mga sumusuporta sa dokumento para sa isang invoice ay dapat ipadala kasama ang invoice sa oras ng pag-invoice. Ang lahat ng mga tagapagbigay ng serbisyo / kontratista ay kinakailangang magsama ng naaprubahan na suportang dokumentasyon para sa mga serbisyo at paggawa na isinagawa (ibig sabihin, mga time sheet kabilang ang mga detalye ng sub-kontrata / DBE). Ang mga sumusuportang dokumento ay dapat sumunod sa mga tuntunin at kundisyon ng kontrata. Magkakaroon ng pagkaantala sa pagbabayad o hindi pagbabayad kung ang isang invoice ay natanggap nang walang wastong mga dokumento kung kinakailangan.
Mga abiso
Ang isang awtomatikong tampok na abiso ay nagbibigay-daan sa vendor na subaybayan ang mga invoice sa buong proseso ng pag-apruba.
- Abiso 1: Tumatanggap ang nagbebenta ng abiso sa matagumpay na pagsusumite na natanggap ang invoice. Ang impormasyon sa pakikipag-ugnay ay ibibigay sa email kung may karagdagang mga katanungan.
- Notification 2: Pansinin na ang invoice ay nasa proseso ng pagbabayad.
- Abiso 3: Tandaan na ang invoice ay naaprubahan para sa pagbabayad.
- Notification 4: Matatanggap lamang ng vendor ang abiso na ito kung tinanggihan ang invoice. Ang abiso ay magsasama ng mga detalye para sa pagtanggi at partikular na impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa paglutas ng isyu.
Kung mayroon kang anumang mga katanungan tungkol sa kung paano magsumite ng invoice sa pamamagitan ng bagong prosesong ito, mangyaring makipag-ugnay sa wmata_invproc@databankimx.com. Lahat ng iba pang mga katanungan ay dapat ipadala sa APinquiries@wmata.com.